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以采购质量管理体系引导产品质量提升

来源:江西省教育技术装备站 叶宝凌发布日期:2015-08-29浏览人数:2452
  一直以来,教育装备行业都存在着产品质量水平较低的状况,究其原因,主要是因为教育装备作为特殊商品,具有品种规格多、技术含量低、技术标准不全等特性,从而带来了一系列产品质量问题。然而,人们通常都认为,产品质量问题是生产企业的责任,是由于企业缺乏科学管理、技术水平低和社会责任感缺失造成的。其实,产品质量不仅是企业的问题,也是采购方的责任。因为企业一般都以市场和客户为导向,客户的高标准严要求才是企业追求产品质量的源动力。有的采购人在采购过程出现的重采购行为、轻质量管理,或片面追求低价格而忽视产品质量监管,都会造成投标人以牺牲产品质量为代价获取中标资格。所以,采购方采购质量管理体系的确立,可以引导企业产品质量的提升。

  江西省为期四年的农村义务教育薄弱学校改造计划教育装备类项目在2013年底已经基本实施完毕。其中,由江西省教育技术装备站组织实施省级集中采购的项目资金总额约6亿,主要涉及包含音、体、美、卫等器材在内的教学实验仪器设备和图书的配备工作。在江西省教育技术装备站组织实施省级集中采购的过程中,严格执行《中华人民共和国政府采购法》的有关规定,始终坚持“注重质量、价格合理、适合使用”的原则,紧紧围绕“质量是第一要素”这个中心,摸索建立了一套独特的采购质量管理体系,为教育装备采购工作开辟了新思路。

  所谓采购质量管理,是指对采购质量的计划、组织、协调和控制,通过对供应商质量评估和认证,从而建立采购管理质量保证体系,保证物资供应活动。我们把该理论应用到政府招标采购活动中,就是从标准要求、招标方式、组织形式、工作流程、人员责任、管理制度等采购活动的全方面都为采购质量提供保证,并对中标商的生产设置过程控制点,建立对中标产品的质量控制程序,最后进行严格的货物验收,确保优质产品进入学校。具体做法如下:

  一、创新采购模式,把握标准要求,从采购工作的计划和组织上保障采购质量。

  政府招标采购以其公开、公平、公正的原则,最大限度地节约了资金,降低了采购成本。但是还需不断创新采购模式和明确把握质量标准要求,才能使招标采购的产品质量得到保障。我们在“薄改”计划的仪器设备和图书采购中,围绕保障产品质量,采取一系列措施,取得了很好的成绩。

  (一)仪器设备采购“质量把控”模式,有效控制了中标产品质量。

  在仪器设备采购中,我们着力于创新工作方式,把握标准要求,形成了一套“质量把控”的采购模式。

  1.创新招标方式,使产品的质量得到提高。一是组织形式的创新。我们在实验仪器的招标采购中引入了样品入围评审制度,就是在公开招标前开展样品入围的评审工作,对600多个品种约3000件实验仪器样品进行集中评审,每一个品种实验仪器评审出3-5个产品进入公开招标。样品入围评审实现了对产品质量的直观判断和选择,而且评审专家都是长期在教育装备一线工作对实验仪器性能非常熟悉的同志,完全能够甄别仪器的优劣好坏。样品入围评审制度的引入改变了以往在实验仪器的政府采购中对产品质量控制力较差的局面,为下一步的招标采购把好了产品质量关。二是评标方式的创新。除实验仪器以外,其他设备采用分组评标法进行评审。即对标书和样品分别进行评标,由相应的专家分成两组同时进行独立评审,然后综合这两部分评审得出最终结果。这种方式的优势在于分工明确、各取所长,在产品性价比以及中标厂商的选择上都实现了双赢。三是打包方式的创新。在以往实验仪器的招标采购中,因为采购金额不大、品种繁多,一般只能采取笼统打包的方式进行采购,容易出现包内各种产品质量良莠不齐,鱼目混珠的现象。我们在“薄改”计划采购中,为了更好控制产品质量,基本上都是以单个产品来分包采购的,实现了对质量问题的牢牢把控。

  2.明确标准要求,使产品的品质得到提升。一是适当提高准入门槛。教学仪器设备和图书均要求由制造企业和出版社投标,对投标企业的注册资金和资质都有较高的要求,阻止了作坊式企业用劣质产品参加投标。比如要求投标钢琴企业注册资金不少于5000万元,音响设备集成的投标人要有国家信息产业部颁发的系统集成三级资质。二是产品技术标准明确。我们在制定招标文件的技术方案时,产品的技术标准详细、指向性强,使得伪劣产品没有任何投标机会。中标结果表明,成套设备用材属国内上等,钢琴是“珠江牌”精品系列,篮球架、乒乓球台等体育器材设施的材质和工艺均属上乘,教学仪器质量优良。

  3.加大样品权重,实现产品的高性价比。我们所有招标都要求投标人送样品,样品权重一般都在30%-40%,合理的价格和技术权重比例,有效引导了产品的高性价比。事实证明,我们绝大多数中标产品的中标价格都在投标价平均值的±10%。通过对样品的评审,在均满足技术要求的情况下,可以在投标产品中实现“好中选优”。并且采取盲审的评审方式,既保证了评审的公正公平,又为质量评选提供了保障机制。

  (二)图书采购“双线控制”模式,确保了采购图书的质量。

  在2010年度“薄改”计划图书招标采购项目上,我们也是始终坚持“质量第一”的理念,规范程序、确保质量, 采取“双线控制”模式,取得了预期的结果,得到了出版单位和学校的一致好评。

  首先是确定招标对象。抛弃通常对图书发行商招标的做法,采取对出版单位直接招标采购的模式。要求提供出版行政主管部门颁发的《图书出版许可证》,确保投标单位是出版单位。

  其次是制定招标方案。为了从出版单位招到物美价廉的好书,我们制定了具体而祥细的招标方案,方案的关键点我们概括为“双线控制”。即“选书”和“评标”两条线同时进行,互不影响,又互相牵制。具体做法是:招标公司在省采购办专家库中随机抽取两批专家,一批为选书专家,另一批为评标专家。选书专家在具有高级职称的中小学各学科教师、图书管理员专家库中抽取,选书过程邀请部分中小学生参加;评标专家在图书专家库中抽取。选书专家负责在各投标人选送的图书样书中分别挑选好书;评标专家结合投标人信誉、业绩、价格等方面进行综合打分,确定各类图书的预中标人排名。这种“双线控制”方案的优点在于,投标人不仅要提供质量好的样书,而且要提供合理的价格。否则,你虽然有大量的好书入选,但由于单价或印张价太高而不能在评标环节排名靠前,即便列入“拟采购书目”的书,却不能或者不能全部入选“中标图书书目”。

  独特的“双线控制”采购模式,保证了采购图书质量。通过对投标人提供样书的规定,同时规范选书程序,采购到的图书都是正规出版社近三年内出版的新书,杜绝了“一号多书”现象,杜绝了图书发行商“自做”的套书、分拆书、积压书和盗版书。图书发到学校,得到了学校教师的广泛好评,誉为“有始以来最好的图书”。

  二、监控生产过程,严把验收关,建立对产品的全过程质量控制程序。

  招标工作阶段结束后,如何确保中标产品在实际生产中按照招标文件的要求生产出来,并最终到达用户手上,是采购质量管理体系的又一个重要环节。我们的做法是对中标商的生产设置过程控制,严格把住验收关,对产品进行全过程质量控制。

  1. 设置过程控制,监控生产过程。2013年“薄改”计划工作中,我们成立了项目验收组,专门负责对招标后中标产品的质量监控和验收工作。验收组在此项工作投入了很大的精力,并且采取了很多措施。首先是制定了《江西省2013年农村义务教育薄弱学校改造计划省级集中采购体育和音乐设备企业考查和质量验收工作程序》。对考查和验收工作的内容和方法作了明确的要求和规范。重点在四个环节对中标企业的生产和发货进行全程质量监控:一是对中标企业生产条件和供货能力的考查;二是对中标企业中间生产过程的质量监督检查;三是对中标企业发货前的质量验收;四是产品在安装交付使用前的质量抽检。在短短四个月的时间里,验收组开展的验收工作共12批次,对8个省(直辖市)在生产条件和供货能力有疑问的9家企业进行了实地考查,以及18家企业生产的165批次体育、音乐产品进行了中间生产过程检查和产品验收。事实证明,对产品质量的过程监控,使部分企业可能存在的一些质量问题在萌芽状态时,就能得到及时发现、及时整改、及时解决。有效地防止了部分企业的不合格产品发货到用户手上,堵住了源头,既帮助了企业,又提高了项目完成效率。达到了预期目的,也得到了企业的认可和欢迎。

  2. 严格按样品验收,把住产品质量最后关。货物验收是采购质量管理体系的最后环节,也是重要环节。只有严把验收关,才能确保优质产品进入学校,最终实现教育装备为学校教育教学服务这一基本目标。

  我们主要从以下几方面来严把验收关:一是加强验收工作的培训。在进入发货验收期之前,我们举办了一次由全省教育装备部门专业人员参加的质量检测培训班,并编印了《教学仪器设备和图书质量检测手册》发给各级收货单位。举办培训班和编印检测手册对提高工作认识、统一验收标准以及提升人员水平都发挥了积极的作用。二是严格按样品验收。货物验收时带样品实物或技术参数去与货物对比检查,通过对货物进行称重量、量尺寸和解剖结构等方式进行检测,任何产品和样品不一致的情况都不能蒙混过关。按样品验收的验收方法,直观有效的把住了货物质量关。三是严肃处理验收不合格产品。经过对全部发货产品质量检测,发现49种与样品不符的产品。我们当日就在网上公示,坚决要求供应商更换。这种第一时间向全社会进行公布的做法,既起到了威慑作用,促使厂家及时更换不合格产品,又没有给厂家留下任何投机空间,他们除了更换不合格产品别无他法。对不执行更换产品的厂家,我们将采取没收履约保证金、罚款、记入不良记录名单等方式进行处理,杜绝偷工减料和以次充好等不良现象的蔓延。这项工作得到了中国教育装备行业协会的认可,并在全国推荐。

  三、做好廉政建设,提供优质服务,降低了企业的成本支出,有利于提高产品质量。

  在采购质量管理体系中,采购方通过科学管理,为企业提供优质服务,也是产品质量的一个重要保证。我们在采购工作中,始终坚持以买卖公平、尊重和服务投标人为宗旨,一是严格工作纪律,规范招标程序。在招标过程中严格按照法律法规的要求,监督到位、规范操作。通过规范性的招标程序,要求所有工作人员做到清正廉洁,为投标人提供了公平、公正、公开的投标环境,搭建了良好的竞争平台。投标人不用在托人找关系上花钱花力,只有通过提高产品质量来争取中标。二是采取集中发货模式,直接将货物发到市或县。充分利用各级装备部门人员体系开展发货工作,简便发货流程。为中标厂商节约了发货成本,让他们可以把成本主要投入到提高产品质量上去。三是积极配合中标厂商发货,提供各种便利。部分中标厂商是通过物流公司发货,接货单位在验货后及时邮寄验收单;需安装到校的设备,学校为安装工人提供衣食住行的便利,切实体现了各级装备部门在工作中的服务理念。四是建立信息反馈系统。制定双向调查问卷,发给中标厂商和各级装备部门填写,对接发货过程中装备部门的服务情况和中标厂商的供货能力、货物质量等情况进行反馈。信息反馈系统的建立,在实现了对装备部门和中标厂商进行相互制约的同时,也进一步提升了各级装备部门的服务质量。五是召开发货沟通会议。为了接发货工作的顺畅,我们又加大了为中标人和各设区市装备站及县装备站搭建沟通平台的工作力度。在发货工作开展前,我们组织召开了中标商和设区市装备站站长见面沟通会,并要求各设区市装备站组织召开各县装备站站长和中标商的接发货工作布置会。逐级召开的工作布置会议对提高接发货的工作效率发挥了很好的推动作用。我们的廉政优质服务,不仅极大地降低了企业的成本支出,也使企业能集中精力于抓好产品生产,保证了产品质量。